Geschäftskorrespondenz – Briefe und E-Mails zeitgemäß und kundenorientiert formulieren

Geschäftsbriefe sind Marketing in eigener Sache

Die Korrespondenz spiegelt und repräsentiert das Unternehmen nach außen. Sie trägt in hohem Maße zum Image des Unternehmens bei. Welche Werte und Haltungen lesen sich aus den geschäftlichen Schreiben? Steht der Kunde an erster Stelle? Ist die Ausdrucksweise modern oder eher veraltet?

Der erste Eindruck zählt

Die Optik eines geschäftlichen Schriftstückes beeinflusst die Meinung zu einem Unternehmen. Wem vertrauen Sie eher? Dem Absender eines ordentlichen und wohlformulierten Briefs oder dem eines flüchtig dahingeschriebenen, unstrukturierten mit etlichen Tippfehlern? Professionelle Briefe und Mails vermitteln Seriosität, schaffen einen Vertrauensbonus und bilden die Basis guter Geschäftsbeziehungen.

DIN 5008 als Standard für geschäftliche Korrespondenz

Normbriefe gemäß der DIN-Norm 5008 haben sich für den professionellen Schriftverkehr durchgesetzt. Normierte Geschäftsbriefe ermöglichen eine Verarbeitung durch die Technik. Ästhetische Aspekte spielen bei der Gestaltung von Briefen nach DIN 5008 eine untergeordnete Rolle. Dem geschulten Blick bietet die Struktur dennoch Gefallen – allein schon aus Gewohnheit.

Moderne Formate wählen

Von Briefkopf bis -fuß gibt es für die geschäftliche Korrespondenz in der DIN 5008 Formvorschriften. Verwenden Sie für Ihre Briefe aktuelle Formate, zum Beispiel zur besseren Lesbarkeit von Zifferangaben wie Datum und Telefonnummern. Weitere Formatangaben geben Hinweise zu Seitenrändern, Leerzeilen, Signaturen und Anlagen.

Layout und Design passend zur Corporate Identity

Jedes Unternehmen kann seine geschäftlichen Briefe nach dem eigenen Corporate Design frei gestalten. Diese Aufgaben liegen im Marketing. Ihr Beitrag: Entscheiden Sie sich bei Schriftart und -größe für ein ruhiges Schriftbild. Spielereien sind eher kontraproduktiv, da sie die Aufmerksamkeit des Empfängers womöglich in eine falsche Richtung lenken. Sinnvoll gewählte Absätze geben dem Brieftext Struktur und dem Leser Orientierung.

Geschäftsbriefe bringen das Wesentliche auf eine Seite

Die Korrespondenz bietet idealerweise einen Mehrwert für alle Beteiligten. Ziel und Zweck sind klar erkennbar. Die Aussagen sind pointiert und eindeutig. Die Länge des Briefes beschränkt sich auf eine Seite. Es gilt: Weniger ist mehr. Einen gelungenen Start erzielen Sie bereits mit einer aussagekräftig formulierten Betreffzeile.

Herzstück jeden Briefes ist der Fließtext

Nächste Hürde ist der Einleitungssatz. Wenn Sie den Anfang haben, läuft der Rest von allein. In Gedanken hangeln Sie sich währenddessen durch die W-Fragen Ihres Anliegens: Wer, wie, was, wo, wann, wieso, weshalb, warum…

Moderne Formulierungen, wo Phrasen langweilen

Neben der Beachtung der formalen Aspekte, beschäftigen wir uns im Seminar mit dem Formulieren von Textbausteinen. Wir finden zusammen zeitgemäße und kundenorientierte Formulierungen. Texten heißt Kommunizieren. Geschäftsbriefe wecken Neugier, informieren oder rufen zu Handlungen auf. Die Wortwahl entscheidet.

Den richtigen Ton treffen

Wie in der face-to-face Kommunikation berücksichtigen Sie in einem gelungenen Brief Sach- und Beziehungsebene. Dieser Spagat zwischen Klarheit, Prägnanz und Pflege der emotionalen Ebene ist anspruchsvoll. Da hilft der Rollenwechsel. Versetzen Sie sich in die Rolle des Empfängers. Schreiben Sie, was Sie gern lesen. Stellen Sie im Text den Empfänger in den Mittelpunkt. Schaffen Sie über wohlformulierte Briefe eine angenehme Atmosphäre und bleiben Sie mit Ihren Texten und freundlichen Schlussworten in guter Erinnerung. Sie lernen bei uns die Dos und Don´ts kundenorientierter Korrespondenz kennen.

Briefe immer Korrektur lesen und fehlerfrei rausschicken

Die softwareeigenen Korrekturprogramme zeigen Ihnen Fehler automatisch an. Eine Auffrischung der aktuellen Kommaregeln erhalten Sie während des Schreibtrainings inklusive. Lesen Sie jeden Text gegen oder holen Sie sich Feedback Ihrer Kollegen ein.

Geschäftsbriefe sind keine Privatbriefe

Geschäftsbriefe grenzen sich deutlich von Privatbriefen ab. Sie stellen die schriftliche Kommunikation zwischen Geschäftspartnern in einer Geschäftsbeziehung (B2B) und zwischen Unternehmen und Privatperson (B2C) dar. Egal, ob Sie via Mail oder Brief kommunizieren, der Geschäftsbrief gilt ordnungsgemäß als ein formelles Dokument. Er unterliegt gesetzlichen Vorgaben.

Pflichtangaben für Geschäftsbriefe

Schriftliche Mitteilung an Ihre Geschäftspartner wie Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen sowie Bestell- und Lieferscheine müssen gesetzlich vorgegebene Angaben enthalten. Diese Pflichtangaben geben den Geschäftspartnern vorab die Möglichkeit, sich über die wesentlichen Verhältnisse des jeweils anderen Unternehmens zu informieren.

Angemessene Worte finden

Neben den formellen Geschäftsbriefen lernen Sie im Seminar, persönliche Zeilen wie Gratulations- oder Kondolenzschreiben zu verfassen.
Bringen Sie gern anonymisierte Briefe und Mails aus Ihrem Büroalltag mit ins Seminar.

Ihr Nutzen

Sie erhalten einen Überblick über die aktuellen Regeln der DIN-Norm 5008 im Geschäftsbrief. Sie können zeitgemäße und empfängerorientierte Textbausteine und Musterbriefe für die Geschäftskorrespondenz Ihres Unternehmens erstellen.

Termin

15.11.2021
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Kurszeiten

09:00 – 17:00 Uhr (15.11.2021)

Teilnehmerkreis

Bitte bringen Sie ein Notebook oder Tablet mit.

Catering

Seminargetränke

Abschluss

IHK-Teilnahmebescheinigung

Preis

550,00 €

Veranstaltungsort

CAMPUS 75

Willy-Brandt-Str. 75
20459 Hamburg
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