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27.08.2019, Gastautor, Kategorie: Karriere im Beruf

„In Unternehmen sollen sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren, damit die Stärken des Einzelnen optimal genutzt und eingesetzt werden können. Hier kommt der Office Manager ins Spiel, der das wichtigste Rad im Maschinenraum ist und den Kollegen den Rücken freihält, um perfekte Arbeitsbedingungen zu ermöglichen.“

Gunnar Beuth
© Gunnar Beuth

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sekretäre und Sekretärinnen lediglich Kaffee kochen und einfach nur gut auszusehen haben. Nehmen wird als Beispiel die Serie Suits, in der Donna Paulsen die wahrscheinlich wichtigste Protagonistin ist und es Harvey Specter ermöglicht, sich optimal in seine Fälle einarbeiten zu können – ohne Ablenkung.

Um zu verstehen, wie umfangreich der Job im Office Management ist, sollte man seinen Arbeitsplatz analytisch betrachten. Zumeist fällt nicht auf, welche Parameter stimmen müssen, damit der Arbeitnehmer in Ruhe arbeiten und seinen Job optimal erledigen kann. Keine Ahnung, wovon wir reden? Bedanken Sie sich beim Office Management.

Der Office Manager hat das gesamte Unternehmen im Blick und sorgt dank seiner sozialen Kompetenz für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Sind genügend Büromaterialien da, ist der Getränkevorrat aufgestockt und der Konferenzraum für den kommenden Termin vorbereitet? Gute Frage.

Es kommt natürlich auf die Größe und die jeweilige Ausrichtung des Unternehmens an, eine gute Seele findet sich allerdings an jedem Arbeitsplatz. Der Office Manager ist dennoch eine hochqualifizierte, hochkommunikative und zuverlässige Person, da die Aufgaben so vielfältig sind, dass ein perfektes Zeitmanagement vonnöten ist.

Während der Chef über seine anstehenden Termine informiert werden muss, gilt es, die Kommunikation mit externen Besuchern zu steuern. Gleichzeitig kommt der DHL-Bote mit der täglichen Post und ein Kollege braucht Hilfe bei der Reiseplanung, weil ein Hotel für eine Messe gebucht werden muss.

Wenn dann neue Büromöbel bestellt werden und die Weihnachtsfeier geplant werden soll, wird klar, warum ein sicheres Auftreten, eine schnelle Auffassungsgabe und Belastbarkeit Eigenschaften sind, die im Office Management eine hohe Bedeutung haben. Flexibilität und ein freundliches Wesen gehören ebenfalls zu der Grundausstattung.

Ein Office Manager ist sozusagen eine Mischung aus einem Feel Good Manager und einem Allrounder in allen Bereichen. Office Manager sind zumeist mehr als gut vernetzt und Personen, mit denen man es sich in einem Unternehmen nicht verscherzen sollte. Gerade auch deswegen, weil sie die Schnittstelle zwischen Kollegen und der Führungsebene sind.

Man braucht schnell einen Pool-Wagen, möchte den Konferenzraum mit schönem Ausblick oder Einfluss auf die neue Getränkebestellung? Wer es sich mit dem Office Management verscherzt, hat einen weitaus schwereren Stand in einem Unternehmen, als man spontan vermuten würde.

Ein Office Manager ist umgangssprachlich gesagt das Unternehmen, weil es keinen Teil in den täglichen Abläufen gibt, in dem er oder sie nicht die Finger hat. Der umfassende Überblick mit der persönlichen Gestaltungsmöglichkeit ist einer der Gründe, der Job im Office Management so attraktiv macht.

Das gilt natürlich nicht nur für interne Aufgaben. Die Office Manager sind der erste Kontakt, den Kunden mit dem Unternehmen haben. Neben all den Qualifikationen gehört somit auch eine starke Kommunikation zu den wichtigsten Anforderungen, die wir Euch in unserem Kurs beibringen.

Zusammengefasst bedeutet die Tätigkeit im Office Management, dass Ihr die vielleicht wichtigste Person in dem Unternehmen seid. Während Eure Kollegen in ihrem Bereich eine sehr hohe Qualifikation haben, müsst Ihr das große Ganze im Auge behalten und dafür sorgen, dass die Maschine läuft – möglichst ohne Geräusche.

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